1. 会议主办单位需在使用报告厅前3天，从图书馆网站下载并填写“图书馆报告厅使用预约单”。填写好的预约单电子邮件发往：781603064@qq.com。
2. 图书馆工作人员收到邮件后，与主办单位联系人核对信息，送图书馆书记批准，通知主办单位登记预约，主办单位联系人与图书馆保持联系。
3. 预约成功的，请主办单位联系人打印预约单，送主办单位领导（书记、或院长、或处长一人）签字，加盖单位印章，连同校防办批准集会件，一并送到图书馆。。
4. 图书馆工作人员将收到的纸质预约单送图书馆领导签字，然后送物业公司。物业公司按预约单要求，做好会务准备。
5. 主办单位至少在正式会议的前一天，派专人来报告厅现场参与指导会务准备（设备调试，文件电脑存储，电脑使用、会场特殊布置等）。
6. 会议结束时，主办单位联系人在会议确认表签字，及时拆除、搬走主办单位自备的会议相关器件、物品。
